Ostatnie wydarzenia na świecie przyczyniły się do przemodelowania wielu aspektów w firmach. Jednym z nich niewątpliwie jest zarządzanie dokumentacją. Pandemia COVID-19, wojna w Ukrainie czy kryzys gospodarczy sprawiły, że przedsiębiorcy musieli zmierzyć się z wieloma wyzwaniami i podjąć kroki, usprawniające procesy firmowe w nowej sytuacji biznesowej. Jedną z powszechnych praktyk stała się inwestycja w budowę lub rozbudowę systemów do zarządzania dokumentami. To inwestycja nie tylko finansowa, ale również czasowa. Wymaga ona przemyślanego i ustrukturyzowanego podejścia, by została wdrożona skutecznie i w szybkim czasie się zwróciła. W tym celu należy przejść przez kilka kluczowych etapów, wiedzieć, jak dobrać odpowiedniego dostawcę oraz poznać powszechne błędy wdrożeniowe, by uniknąć ich popełnienia na początku.
Przygotuj szczegółowy plan zarządzania dokumentacją
Plan zarządzania dokumentacją jest potrzebny w celu zapewnienia porządku i łatwiejszego zarządzania dokumentami w firmie. W planie powinny zostać uwzględnione różne elementy, takie jak:
- identyfikacja rodzajów dokumentów
- przechowywanie i udostępnianie dokumentów
- określenie celów, jakie chce się osiągnąć dzięki dokumentacji cyfrowej
- spis wszelkich przetwarzanych dokumentów
- wytyczne i priorytety dla przechowywanych dokumentów.
Opracowanie planu pozwala uniknąć chaosu w archiwach i ułatwia późniejsze przeszukiwanie dokumentacji. Trzeba mieć również na uwadze, że plan powinien być regularnie aktualizowany i dostosowywany do zmian następujących w firmie. Zapewnienie, że pracownicy mają dostęp do aktualnej strategii działania oraz dokumentacji, jest kluczowe dla efektywności i skuteczności funkcjonowania organizacji.
W efektywnym planie na wdrożenie zarządzania dokumentacją cyfrową powinny zostać szczegółowo ustalone, takie kwestie jak:
- Analiza potrzeb – przeprowadzenie analizy potrzeb dotyczących zarządzania dokumentacją, która obejmuje identyfikację rodzajów dokumentów i ich charakterystyki.
- Tworzenie procedur – opracowanie wewnętrznej polityki dotyczącej przechowywania, udostępniania i archiwizowania dokumentów cyfrowych.
- Szkolenie pracowników – kursy dla pracowników w zakresie korzystania z systemu zarządzania dokumentacją cyfrową i przestrzegania procedur.
- Kontrola jakości – utworzenie procedur kontroli jakości w celu zapewnienia, że dokumentacja cyfrowa jest kompletna, aktualna i dokładna.
- Ciągłe doskonalenie – monitorowanie i ciągłe doskonalenie systemu DMS w celu zapewnienia, że spełnia on wymagania firmy i jest skuteczny.
- Bezpieczeństwo – wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń, aby zapobiec utracie danych lub naruszeniu poufności dokumentów cyfrowych.
- Plan awaryjny – opracowanie planu awaryjnego na wypadek problemów z systemem DMS.
Warto pamiętać, że skuteczny plan zarządzania dokumentacją cyfrową powinien być dopasowany do indywidualnych potrzeb i wymagań firmy.
Stwórz spis dokumentów, które musisz przechowywać w firmie
Spis dokumentów do przechowywania w każdej firmie będzie wyglądał inaczej. Wynika to ze specyfiki i odmienności podmiotów z różnych branż oraz ich modeli biznesowych. Niemniej spis jest niezbędnym elementem, dzięki któremu późniejsze odnalezienie pliku czy przeszukiwanie bazy będą przebiegały łatwiej. Do najpopularniejszych druków, które zwykle są digitalizowane i wprowadzane do obiegu cyfrowego, należą:
- umowy
- faktury
- noty księgowe
- ewidencje środków trwałych
- deklaracje podatkowe
- rejestry VAT
- dokumenty inwentaryzacyjne
- dokumentacja pracownicza
- umowy z klientami
Ustal, jakie dane powinny być przechowywane w dokumentacji oraz po jakim czasie mają one być archiwizowane
Wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentacji różnią się w zależności od rodzaju dokumentu. Wspomniany wcześniej spis dokumentów firmowych umożliwia łatwe wyznaczenie wytycznych czasowych dla poszczególnych druków, dowodów zakupu i sprzedaży czy umów.
Naruszenie przepisów dotyczących terminów przechowywania np. dokumentów pracowniczych może wiązać się z karą grzywny nawet do 30 tys. zł. Dokumentację tego typu prowadzi się dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych. Jeszcze do niedawna akta osobowe wszystkich pracowników – kart ewidencyjne, umowy i kwity – związane ze stosunkiem pracy należało przechowywać przez 50 lat. Niemniej przepisy uległy zmianie i dokumenty osób zatrudnionych po 2019 roku należy przechowywać już tylko przez 10 lat.
Z kolei faktury i zatwierdzone sprawozdania finansowe według ustawy o rachunkowości należy przechowywać 5 lat. W niektórych przypadkach mogą obowiązywać inne zasady. W specyficznych umowach między firmą a kontrahentem może być zapisane wprost zobowiązanie do przechowywania dokumentów przez określony czas.
Zniszczenie dokumentów zbyt wcześnie może spowodować problemy w razie kontroli organów publicznych lub sporu z kontrahentem. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorstwa miały jasno określone procedury dotyczące przechowywania dokumentacji.
Wybierz odpowiedni system DMS i zainstaluj go w swojej firmie
Document Management System (DMS) to elektroniczny system umożliwiający archiwizację dokumentów firmy. Systemy te mają wiele zalet, takich jak szybki dostęp do dokumentów, prostota w zarządzaniu plikami oraz zwiększona ochrona przed utratą lub uszkodzeniem dokumentów.
Wybór odpowiedniego systemu DMS dla firm zależy od wielu czynników, takich jak specyfika branży, liczba pracowników, ilość dokumentów do przechowywania itp. Niezbędne jest, aby pracownik firmy, odpowiedzialny za zarządzanie dokumentami, przeprowadził dokładną analizę potrzeb organizacji i wybrał system spełniający wymagania.
Rozwiązanie do udostępniania plików a system DMS – dlaczego ten drugi jest lepszy?
Część przedsiębiorców, chcąc ograniczyć koszty, podejmuje ryzykowne działanie… Zamiast podejść do inwestycji raz a porządnie – wybierają półśrodek, jakim jest rozwiązanie do udostępniania plików – typu Dropbox – w chmurze obliczeniowej.
Tego rodzaju technologia rzeczywiście pomaga zwiększyć produktywność, lecz oferuje ograniczone możliwości. Dla firm zarządzających dużą ilością dokumentów, w tym dokumentów wrażliwych lub poufnych, system DMS jest zazwyczaj lepszym rozwiązaniem.
DMS oferuje bardziej rozbudowane funkcje, takie jak:
- kategoryzacja dokumentów
- kontrola wersji dokumentów
- raportowanie
- śledzenie statusu dokumentów
- monitoring historii wszystkich zdarzeń
- zarządzanie uprawnieniami użytkowników
W DMS od https://flowdog.io/ można ustawić rygorystyczne zasady bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem i audytowanie dostępu do dokumentów. DMS jest również bardziej elastyczny w zakresie dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy i można go zintegrować z innymi systemami biznesowymi, takimi jak systemy ERP lub CRM. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule: https://flowdog.io/baza-wiedzy/artykuly-blogowe/system-dms-czym-jest-i-jak-go-stosowac/
Przeszkol pracowników – jak bezpiecznie i skutecznie korzystać z systemu DMS?
Pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie korzystania z systemu DMS. Wiedza i umiejętności dotyczące obsługi oprogramowania zapobiegają niepotrzebnym błędom i zwiększają efektywność w pracy. Mają również wpływ na zapewnienie bezpiecznego i poufnego przechowywania dokumentacji.
Zagrożenia związane z korzystaniem z systemu elektronicznego archiwum są podobne do zagrożeń pojawiających się podczas obsługi innych systemów informatycznych. Użytkownicy powinni dokładnie wiedzieć, jak korzystać z aplikacji, jak przeszukiwać dokumentację oraz jak wykonywać podstawowe operacje. Ważne jest również, aby byli oni świadomi zasad bezpieczeństwa i prywatności, takich jak konieczność utrzymywania silnych haseł i korzystania tylko z autoryzowanych urządzeń.
W kwestii nadawania dostępów należy zachować szczególną ostrożność. Wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp wyłącznie do dokumentów, które są im niezbędne do wykonywania swoich zadań. System powinien mieć funkcjonalność umożliwiającą nadawanie różnych poziomów uprawnień, aby zabezpieczyć dokumenty o wyższym stopniu poufności.
Początkowo powinno szkolić się kadrę zarządzającą w celu przekazania wiedzy dalej. To metoda nauczania „od dołu”, która charakteryzuje się efektywnością i szybkim przekazaniem istotnych informacji.
Poświęcenie czasu i wysiłku na wdrożenie skutecznego systemu zarządzania dokumentacją w firmie jest niezbędnym krokiem do zapewnienia, że istotne dane są zabezpieczone i łatwo dostępne w razie potrzeby. Prawidłowo wdrożony system zarządzania dokumentami zapewniają wiele korzyści. W ten sposób tworzy się bezpieczne środowisko, wolne od obaw o zgodność, ułatwiające dostęp do plików, oferujące maksymalną widoczność i doskonałą kontrolę nad wyszukiwaniem dokumentów przez upoważniony personel.
